歓送迎会の幹事の仕事って何？準備から当日の流れまで

別れや出会いの季節は、
職場でも送別会、歓迎会と続きます。

突然、「じゃあ君、幹事よろしくね」と
上司に軽く頼まれて……。
さて、なにから始めよう？？と悩んでしまいます。

当日困らないように
準備から当日の流れまで、
ここでチェックしていきましょう！

歓送迎会の幹事の仕事｜準備編

① 日程を決める
毎年決まった日にやることになっていたり、
上司から指示があった場合は簡単ですね。

自分で日程から決めるなら、
まずは会の主賓、つまり新任者や転出者のうち、
役職の上、一番偉い人から都合をお伺いしていきます。

こちらからいくつか候補を挙げて、
都合の良い日を 2日以上教えていただきましょう。

そうして主賓全員の都合を調整していくのですが、
どうしても都合が合わない場合もあるかもしれません。

主賓の方々とはもちろん、上司とも、
何度でも相談しましょう。

どこかで都合を合わせてもらえるかどうか、
幹事の最初の腕の見せ所です。

日程が定まったら、参加者全員に発表します。

② 会場の確保
お店を予約するために、参加人数を把握しましょう。
送別会
・参加する部署の人数＋異動や退職で出ていく人数
歓迎会
・参加する部署の人数＋異動や新規で入ってくる人数
歓送迎会
・参加する部署の人数＋出ていく人と入ってくる人全員の合計人数

その時点で考えられる最大人数で予約して、
いつまでに正確な人数を伝えればいいのかを
店側と相談しておきます。

そのときに、キャンセル料についても
聞いておくのを忘れずに。

何日前までならキャンセル料が発生しないのか、
万が一当日キャンセルなら何割支払うのかなど、
お店によってまちまちなので必ず確認しておきましょうね。

③ 出欠をとる
名簿を作り、お店に最終決定として人数を伝えます。
これでお店を押さえられましたね。

④ 当日のタイムテーブルを決める
開始時間とお開きの時間、
挨拶の順番や乾杯のタイミング、
会食や歓談の時間はどれだけとって、
挨拶はだれにお願いするのかなど、
具体的に書き出していきます。

⑤ 挨拶や乾杯を頼む人たちに依頼する
相手に直接依頼しに行くのも幹事の仕事です。
会のどのタイミングで何時ごろにやってもらうのか、
またどれだけの時間を割り当ててあるのか、
ここでお伝えしましょう。

⑥ ヘルプを求める
ここまでくると、プレゼントやお花なども
必要なものがわかってきますね。

品物の予約や購入など、
自分だけで手が回らなくなってきたら
同僚にヘルプを求めましょう。

当日のプレゼント贈呈役も、
ついでに頼んでしまうのも手です。

参加費の集金は事前に済ませておくのがスマートです。
当日集金になってしまう場合はとくに、
ヘルプを頼むのが無難です。

幹事は当日も大忙しなのです。
「自分が頼まれたんだ！」
と張り切ってやるのも大事ですが、
周囲の助けをうまく借りるのも“デキる人”ですよ。
ひとりで抱え込んでしまわないようにしてくださいね。

ヘルプの名簿も作っておくと便利です。
お願いした内容の確認は、相手に直接、
前日と当日の2回、やっておくと安心ですね。

⑦ 予約したお店の下見
意外と忘れてしまいがちです。
ネットで店の外観や料理の写真が見られるからと言って、
実際の広さや席の感じ、雰囲気は、
直接足を運ばないと、やはり分かりにくいものです。

また、お店と会のタイムテーブルを共有しておけば、
当日はなにかとスムーズにこなせるはずです。
幹事であるあなたが顔を出し、
お店を味方につけておきましょう。

歓送迎会の幹事の仕事｜当日編

会当日は誰よりも早く、
会場となるお店に到着するようにしましょう。

開始時間より、最低でも30分、
できれば、1時間は早めに行くようにします。

お店の人と段取りを確認して、
会場のセッティングに間違いがないかをチェック。
とくに、上司の座る席をきちんと把握しましょう。

集金やプレゼント贈呈役の人が到着したら、
最終確認を兼ねてひと言挨拶。

そしていよいよ、
これまでやってきた準備の集大成、
司会の仕事が始まります。

会計は会食中などに済ませておくのがベターです。
幹事は最後に忘れ物チェックをして、
お店の人に挨拶をしてから退店しましょう。

まとめ

幹事は、準備から当日は終日、
やることが大量です。

バタバタと見苦しい会になってしまったら残念ですよ。
全部ひとりでやろうとしないで、
司会も紹介などを任せられる人にヘルプしましょう。

大変ですが、成功したときの達成感は
きっと他では味わえません。
がんばってください！