春や秋の異動シーズンは、職場の中も人が行き来するため、歓送迎会や送別会が開かれる機会が増えます。
そんな中、とつぜん「今回の歓送迎会、あなたが幹事ね！」などと任されて、どうしていいかわからず戸惑った経験がある方も多いはず。
この記事では、初めて幹事を実施する方も、一通りの流れをしっかりと把握できるように、準備から当日の流れ、マナーまでわかりやすくご紹介します。
「幹事なんて大変そう…」と気張らず、一歩ずつ前に進むためのサポートとして、ぜひ有効活用してくださいね。
まずはここから！幹事の準備7ステップ
1. 日程を決める
主賓（送別対象者や新入社員）や上司の予定を優先して候補日を調整。2～3日分提示して、柔軟に日程調整を行いましょう。日程が決まったら、社内のチャットや掲示板などで周知しておくとスムーズです。
2. 会場を予約する
参加人数を大まかに把握し、早めに会場を押さえます。店とのやり取りでは、キャンセル規定や支払方法、人数変更の締切も確認しておくと安心です。
会社や部署によっては「外部での会食NG」「飲み会の開催制限」など独自ルールがある場合もあります。予約前に上司や総務に確認しておくと安心です。
3. 出欠確認をとる
Googleフォームや出欠管理アプリを使うと便利です。最近では個人情報の扱いに配慮しながら、返信しやすいツールを選ぶのがポイントです。
あわせてアレルギーや食事制限があるかも確認しておきましょう。
4. タイムテーブルを作る
式次第のように流れを書き出すと進行がスムーズに。挨拶や乾杯のタイミング、歓談時間のバランスを考慮し、店にも共有しておくと◎。
5. 役割分担を依頼する
乾杯や締めの挨拶を誰にお願いするかを決め、事前に依頼します。プレゼント贈呈係や受付担当などのサポートメンバーも早めに確保しておきましょう。
6. お店の下見
ネット情報だけでは分からないことも多いので、時間があれば実際に訪れて確認しておくのがおすすめです。
7. 当日のヘルプ体制を構築
前日と当日に役割ごとの最終確認をしましょう。ヘルプの一覧リストを作っておくと、慌てずに対応できます。
当日の幹事の動き方
会場へは誰よりも早く到着
開始30分〜1時間前には到着して、席次や設備、料理のタイミングなどをスタッフと最終確認します。
会場の入口や動線が密にならないよう確認し、必要に応じて消毒液の設置場所などもチェックしておくと、参加者への安心感につながります。
進行の一例（テンプレート）
・開会の挨拶（幹事）
・上司からの挨拶
・乾杯
・歓談＆食事
・新入社員紹介と本人の挨拶
・送別対象者の紹介と本人の挨拶
・花束やプレゼントの贈呈
・締めの挨拶＆手締め
・お開きと二次会の案内（任意）会計と忘れ物チェック
歓談中に会計を済ませるのが理想的。お開き後は忘れ物チェックと、店員さんへの丁寧なお礼も忘れずに。
幹事として知っておきたいマナーと気配り
席順の基本
上座（入り口から遠い席）は上司や主賓に、下座（入り口に近い席）は幹事や若手が座ります。
飲みすぎ防止と配慮
無理な飲酒の強要は絶対にNG。ソフトドリンクを準備しておくのも気配りのひとつです。
写真撮影とSNS投稿の配慮
写真を撮る際は一声かけて。SNSにアップする場合も、必ず本人に確認を取りましょう。
食事の配慮
アレルギーや宗教的な理由による食事制限がある場合、あらかじめ店に相談しておくと親切です。
会社によっては、一定の宗教的配慮やポリシー（ベジタリアン・ハラールなど）への対応が求められるケースもあるため、事前のヒアリングが重要です。
幹事のためのToDoリスト
| 時期 | やること |
|---|---|
| 3週間前〜 | 日程調整、会場選定、主賓に確認 |
| 2週間前〜 | 店舗予約、出欠確認、挨拶依頼、役割分担の調整 |
| 1週間前〜 | タイムテーブル作成、プレゼントや備品の準備、会場の下見 |
| 前日 | 関係者へ最終リマインド、持ち物チェック、進行表の確認 |
| 当日 | 会場へ早めに到着、進行、会計、忘れ物チェックとお礼 |
歓送迎会におすすめのプレゼントと花束の相場
プレゼントの定番アイデア
- 名入れボールペンやマグカップ
- 高級ハンドクリームや入浴剤セット
- お菓子詰め合わせやプチギフト
花束・ギフトの相場
- 花束は3,000〜5,000円程度
- プレゼントは1人あたり500〜1,000円を目安に
社内規定で「個人からの高額贈答は禁止」とされている場合もあります。経費や私費負担のバランスを踏まえて調整しましょう。
避けた方がよいプレゼント
- 香水や服飾雑貨など好みが分かれるもの
- 極端に高価なもの（かえって気を使わせてしまう）
- 生ものや賞味期限の短い食品
幹事の心得とやりがい
- 一人で抱え込まないこと
- 周囲に相談・協力を求めることも立派な仕事
- 会の主役（送る人・迎える人）を輝かせるのが幹事の役目
大変な役回りではありますが、「あなたのおかげで楽しい会になったね！」と言ってもらえたときの喜びはひとしおです。
よくある質問（FAQ）
Q. 幹事が欠席者のフォローまでするべき？
A. 基本的には不要ですが、直属の上司などには状況を簡単に共有すると丁寧です。
Q. 二次会の手配も幹事の仕事？
A. 一次会の成功が最優先。希望が多ければ候補を2〜3軒だけ調べておくとスマートです。
おまけ：幹事の負担を減らす便利アイテム
- タイマー付き腕時計（進行確認に）
- 名札シール（新入社員紹介に便利）
- モバイルレシートホルダー（会計時に活躍）
- Googleスプレッドシート（出欠管理や役割分担に）
まとめ
幹事は大変ですが、事前にきちんと準備すれば必ずうまくいきます。
気配りとちょっとした工夫で、「楽しかった！」と笑顔で言ってもらえる会にすることができます。
不安なときはこの記事を読み返して、ひとつずつ、丁寧に進めてみてくださいね。
あなたの幹事デビュー、心から応援しています！
