「メールが伝わらない…」と感じたことはありませんか？
- 相手から返信がこない
- 質問にちゃんと答えてもらえない
- 何度もやりとりして時間をロスする
それ、実は“書き方の順番”で解決できるかもしれません。どれだけ丁寧に書いたつもりでも、伝わらないメールは「読み手の視点」が抜けていることが多いのです。
本記事では、TikTokフォロワー20万人超＆ビジネス書15万部突破の著者「にっしー社長」こと西原亮さんが紹介する、 **「仕事ができる人が実践しているメールの5ステップ」**をわかりやすく解説します。明日から即実践できる内容なので、ぜひ読みながら、自分のメールと照らし合わせてみてください。
1. 最初に相手の情報を簡潔に書く
メールの冒頭で、誰に向けたメールかを明確にすることは、読み手の心理的負担を減らす第一歩です。特にビジネスシーンでは、複数の相手と同時並行でやりとりしている場合も多く、「自分宛のメールだ」とすぐに理解できる表記が求められます。
1通目のメールでは、会社名・部署・役職・氏名を正確に記載しましょう。
株式会社〇〇 未来創造事業部 〇〇チーム リーダー 〇〇様
ただし、2通目以降は「〇〇様」のみでOKです。無駄な定型文を省くことで、本文への集中力も高まります。
**参考：総務省がまとめた「特定電子メールの送信等 に関するガイドライン (PDF)」**でも、宛先の明確化は読み手の混乱を避ける重要な項目として紹介されています。
2. 結論を先に書く（アクション提示）
メールの最大の目的は、「何をしてほしいか」を相手に伝えることです。 そのため、冒頭には相手にしてほしいアクションを明確に書きましょう。
ご確認のうえ、ご返信いただけますでしょうか。 以下の日程より、ご都合の良い日時をお知らせください。
こうしたアクション提示がないと、相手は「つまり何が言いたいの？」と感じてしまい、返信が遅れたり、誤解が生じたりする原因になります。
結論→理由や補足の順を徹底するだけで、読みやすさは格段に向上します。
補足データ：株式会社Nexilの調査によると、「結論が見えないメールは読まずにスルーする」と回答したビジネスパーソンは全体の68.4％（2023年調査）
3. 情報は「点」で整理する
結論のあとには、背景情報や詳細説明を入れることになりますが、ここで重要なのは**「点で整理する＝箇条書きにする」**ことです。
特にご確認いただきたい箇所は以下の通りです：
- P3：ご提案内容
- P6：お見積もり金額
- P7：納品スケジュール
読み手が一目で情報を把握できるようにすることで、ストレスなく行動につなげられます。箇条書きを使うことで、視線が流れやすくなり、内容を瞬時に理解しやすくなります。
専門家コメント（ビジネスコーチ・伊藤健太氏）：「多くの読まれないメールは、“文章が詰まっていて読む気が失せる”という理由。点で分けるだけで格段に読了率が上がる」（ビジネスインサイダー寄稿）
4. 補足情報は最後に「※」で加える
人間の脳は、先に読んだ情報の影響を強く受ける「初頭効果」があるため、補足は必ず最後にしましょう。必要な情報を読み終えた後に、付加的な情報として伝える方が、全体の理解度も上がります。
※お見積もり金額は、ご予算に応じて調整可能です。
また、「※」「★」「→」などの記号を使うことで、視認性が上がり、自然と目に留まりやすくなります。補足は文末の定位置に、という意識を持ちましょう。
心理学的裏付け：プリンストン大学の研究でも「末尾に置いた補足情報は記憶に残りやすい」とされており、補足は文末に配置するのがベストとされています。
5. 締めはシンプルに
最後に「締めの言葉」が必要ですが、これは形式的で構いません。
以上、よろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇 西原
「よろしくお願いします」「引き続きよろしくお願いいたします」など、あまり気をてらわず、シンプルな挨拶でOKです。くどくならず、相手の目にも優しい締め方が好印象です。
参考書籍：『メール文章力の基本』（日経ビジネス人文庫）でも、結びの言葉はシンプルな定型が望ましいと記載あり。
NG例 vs 改善例で比較しよう
❌ NG例（ありがちなメール）
お疲れさまです。 お見積りについてご相談があります。
こちらの資料をご確認いただき、必要なところがあればご指摘ください。
納期などは調整可能です。
よろしくお願いいたします。
→ 何をどうすればいいのかが曖昧で、相手が対応に戸惑う可能性があります。
✅ 改善例（5ステップを踏んだメール）
〇〇様
以下の提案資料について、ご確認をお願いいたします。
【ご確認いただきたい点】
- P3：ご提案内容
- P6：お見積もり金額
- P7：納品スケジュール
※納期についてはご相談のうえ、調整可能です。
以上、よろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇 西原
→ アクション・具体情報・補足が順序立っており、読み手もスムーズに対応できます。
よくある質問（FAQ）
Q：件名にも工夫は必要ですか？
A：はい。件名はメールを開封してもらうための「入口」です。具体的な内容や依頼が一目でわかる件名にしましょう。 例：「◯◯資料のご確認のお願い（締切：4/25）」など。
Q：返信が遅い相手にはどうすればよい？
A：催促メールは責めるのではなく、「念のためご確認です」「お忙しいところ恐縮ですが」といった柔らかい言い回しを使いましょう。
すぐに使える！メール文例テンプレート
提案資料確認依頼メール（例文）
〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の○○です。
以下の提案資料について、ご確認をお願いいたします。
【確認いただきたい点】
- P3：ご提案内容
- P6：見積もり金額
- P7：納品スケジュール
※金額や納期については、ご希望に応じて調整可能です。
ご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社△△ ○○
アポイント調整依頼メール
〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の○○です。
今週の打ち合わせ日程について、以下の候補日よりご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
【候補日】
- 4月24日（水）10:00〜12:00
- 4月25日（木）14:00〜17:00
- 4月26日（金）終日可
お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
株式会社△△ ○○
催促メール（返信のお願い）
〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の○○です。
先日お送りしました〇〇資料の件につきまして、念のためご確認のお願いでご連絡差し上げました。
ご多忙のところ恐縮ですが、下記内容についてご確認いただき、ご返信をいただけますと幸いです。
【確認事項】
- 提案内容の可否
- ご予算との整合性
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社△△ ○○
お礼メール（会議後のフォローアップ）
〇〇様
本日はご多忙の中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
本日の打ち合わせを踏まえ、以下の点について対応を進めてまいります。
【本日確認した事項】
- ご要望いただいた修正点の反映
- 納期の再調整に関するご相談
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△ ○○
提案資料確認依頼メール（例文）
〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の○○です。
以下の提案資料について、ご確認をお願いいたします。
【確認いただきたい点】
- P3：ご提案内容
- P6：見積もり金額
- P7：納品スケジュール
※金額や納期については、ご希望に応じて調整可能です。
ご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社△△ ○○
まとめ｜メールは「結論 → 具体 → 補足」の順で書く
- 書き方の“型”を身につけることで、メールの伝達力が飛躍的にアップします。
- 忙しい相手の立場を考えることで、信頼と効率の両方が得られます。
- 特別な文章力は不要。「順番」と「整理」がすべてです。
補足：メールによる業務効率の向上は、経済産業省「働き方改革支援サイト」でも強調されており、ビジネスメールの最適化は生産性の鍵とされています。
明日から実践しよう！読者へのひとこと
あなたのメール、改善できそうなポイントは見つかりましたか？
まずはこの5ステップを意識して、上司・取引先・チームメンバーへのメールを1通書いてみてください。
相手の反応が変わり、やりとりがスムーズになるのを実感できるはずです。
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