ビジネスメールを作成する際、多くの人が疑問に感じるのは、CC機能を使ったときの宛名の正しい書き方です。
メールの本文には、CCで追加された人々の名前を特に記載する必要はありません。
しかし、特定の状況ではCCされた人々の名前を明記することで、メールの内容と関連する人々が明確になります。
最近の生活様式の変化により、ビジネスメールを使う機会が増えています。メールの量が多いと、時々見落としてしまうことがあります。
今回は、CCとBCCの使い分けと宛名の書き方について紹介します。
CC機能の基本：ビジネスメールにおける宛名の正しい書き方
メール本文にCCされた人々の名前を入れるべきかという質問に対して、答えは「はい」です。
CCの目的は、関連する人々がその案件を理解していることを示すためです。
名前を明記することで、メールの見落としを防ぎ、受信者に案件関係者の存在を伝えることができます。
宛名の記載例
宛名：〇〇会社 〇〇部門 〇〇様（TOの宛名）
CC：〇〇様、〇〇様、弊社〇〇
「いつもお世話になっております。株式会社〇〇 〇〇部の〇〇です。」
CCの相手がTOの相手より役職が上であっても、TOの相手の名前を優先して書くべきです。
CCの相手を役職順に並べる場合は、役職が上の方を先に書きます。自社のメンバーをCCする場合は、敬称を省くことがあります。
宛名に全員の名前を書くのは面倒に感じられるかもしれませんが、メンバーが多いほど見落としのリスクが高まります。
ルールに従って、CCされたメンバーがメールを見落とさずに共有できれば、案件もスムーズに進むでしょう。
ビジネスメールでのTO、CC、BCCの役割と使い分け方
それぞれの役割は以下の通りです：
・TO：メールの主な受け手
・CC：情報共有が双方に了解されている相手
・BCC：秘密に情報を共有したい相手
これらを正しく理解し使いこなすことで、ビジネスのコミュニケーションがスムーズに進みます。
主な受け手：TO
TOはメールの主な宛先です。
主な受け手がここに記載されます。この欄が空だと、メールの主な受け手が明確でなくなり、受け手が関与しにくくなる可能性があります。
主な受け手が複数の場合、互いに知り合っているときに限り、TOに複数のアドレスを入れることができます。
共有用途：CC
CCは「カーボンコピー」の略です。
TOの宛先と同じ内容のメールを追加の受信者にも送信するために用います。
CCに入れたアドレスは送信先に表示されるため、送信者と受信者はメールの共有相手が誰かを把握できます。
通常、CCはビジネスの関係者や自社のメンバー間での共有に使われます。
例えば、取引先を「TO」に、自社のメンバーを「CC」に入れることで、取引先に対して自社の関与するメンバーを伝えることができます。
取引先が「全員に返信」を選択すると、メールの内容が関係者全員に共有されます。CCに記載されている人は返信の必要はありませんが、内容の確認は必要です。
CCには送信者や受信者に関係する人を入れるのがマナーです。関係のない第三者をCCに入れるのは不適切です。
他の受信者に知らせずメールを共有したいとき：BCC
「BCC」とは「Blind Carbon Copy」の略です。
メールを送る時に、普通の宛先（To）やCC欄に加えて、BCC欄にも受信者のアドレスを入力することができます。
この場合、BCCで指定された受信者はメールを受け取りますが、他の受信者にはそのアドレスが表示されません。
BCCは、他の受信者に知らせずにメールを共有するために使用されます。主な使用目的は、プライバシー保護とコミュニケーションの効率化です。
BCCにより、個々の受信者のメールアドレスが他の受信者から隠され、必要な情報のみが共有されます。
たとえば、顧客への謝罪メールを送る際に、上司をBCCに含めることで、顧客に知られることなく上司にも同じ内容を伝えることができます。
まとめ
CC機能を使う際は、不要なアドレスが入っていないかを確認することが大切です。
例えば、個人的なメールが誤って部内全員に送信されるようなトラブルが起きる可能性があります。
また、BCCの使用ルールはプライバシーに関する考慮から、企業ごとに異なるため、自社のルールに従うことが重要です。
オンラインでのコミュニケーションが普及している現在、相手が直接目の前にいないからこそ、さらに思いやりを持ってメールのやり取りをしましょう。
