一言お礼が言いたくて送っただけのお礼メールに返信が届いた時、あなたはどうしますか？
メッセージをいただいたのだから、返信の返信を送るべきなのか？いや、ここで送ったらまた相手に返信の負担をかけてしまうから、ここは送らないのが正しいのか？と悩みますよね。
私もこれまで、様々な場面でお礼メールを送信しましたが、かなりの割合で返信を貰っています。
お互いに忙しい身ですから、出来れば延々とやりとりが続くのは避けたいところ、そんな時、私はこんなことに気を付けて返信の返信を送るようにしています。
それでは、お礼メールへの返信の返信についてお話ししていきたいと思います。
よろしければ参考にしてください。
お礼メールへの返信の返信は必要？
まず、自分が送ったお礼メールに返信がきた場合、お礼メールの返信の返信は必要がどうかについて考えてみましょう。
私は、相手が目上の立場の人であれば、お礼メールへの返信の返信はするべきだと考えます。
確かにお礼に対してのお礼に、お礼を…というのは変な気がしますが、やはり目上の人からメッセージを頂いてそのまま、という訳にはいきません。
こちらからのお礼メールに対してお時間を頂いたのですから、それに対してのお礼を一言だけ告げるのが良いのではないでしょうか？
ですから、文面は
・お忙しい中お返事をいただきありがとうございます。
・今後ともよろしくお願いいたします。
の２点に絞りましょう。
ここまで完結にしていれば、相手側も空気を読んでメッセージのやり取りは一旦、ここで終了となるはずです。
そして、もしあなたが目上の立場であり、何らかの事情で部下や後輩に対してお礼メールを送り、相手から返信があった場合は、相手に余計な気をつかわせないためにも返信の返信は止めておきましょう。
お礼メールを送る時のポイント
「お礼メール」とはどんなものか？
について考えてみましょう。
私たちがお礼メールを送るのは、相手の何らかの親切に対しお礼の気持ちを伝えたくて送るのではないでしょうか？
例えば、
・契約していただいた
・アンケートに協力してもらった
・イベントに参加してもらった
・お祝いやプレゼントをいただいた
・通夜・葬儀に参列していただいた
など、ビジネス、プライベートを問わず様々な場面においてお礼メールは存在します。
お礼メールを送るの目的は
「お礼の気持ちを伝える」ことですから、
本来、相手からの返事は必要ないのではないでしょうか？
メールを受け取った相手に負担をかけないためにも、お礼メールの末尾には
・メールの返信はどうぞお気遣いなく
・ご多忙のことと存じますので、
ご返信には及びません。
などと付け加えましょう。
私もママ友に子供がお世話になった時やPTAのイベントに協力してもらった時のお礼メールには
・一言お礼が言いたくて…。お忙しいと思うので返信いただかなくても大丈夫です！
と付け加えるようにしています。
しかし、同じ言葉でも人によって受け取り方は様々です。
「返信不要」とあるのだから「返信はしないのが礼儀」と考える人もいれば、「受け取ったからには返信は礼儀」と考える人もいます。
あなたがお礼メールを送った相手が後者ですと「返信の返信は必要だろうか…？」と悩んでしまいますね。
その場合、「返信不要」と付け加えても「お礼メールの返信」が送られてくるかもしれません。
その時は、最初にご紹介した通りに対応することをお勧めします。
「返信不要」とあるお礼メールへの返信は必要？
さて、あなたは「返信不要」とあるお礼メールへの返信は必要だと思いますか？
この問題は「返信する」も「返信しない」も、どちらも正しいと思います。
私は、その時の状況やお礼メールをくださった方との関係で臨機応変に対応しています。
時間に余裕のある時には、ちょっとしたお返事を返信することもあれば、忙しくてバタバタしていて、そのまま…ということもあります。
返信をしなくても「非常識ね！」と怒られたことはないので、きっと…その対応でいいのではないかと思います。
メールは便利？
私の考える正しいお礼メールの書き方や、返信の仕方、参考になったでしょうか？
パソコンやスマホ、現代ではメールのやり取りをする機会が多くなりました。
電話と違って、お互いに都合のよい時に確認できるメールは便利ではありますが、文面や行間から相手の気持ちや状況を察する必要があり、なかなか難しいものですね。
しかし、そこは人間同士、お互いを思いやる気持ちがあれば上手くやっていけるのではないでしょうか？
返信にはどんな文章が相応しいだろうか？返信の返信は必要だろうか？など、マナーを気にすることも大切ですが、ぜひ、メールを打つ際には相手のことを心に思い浮かべ、気持ちを込めて文章を打つようにしましょう。
そうすれば、きっとあなたの想いはメールの送信相手に伝わりますよ。
